november ag IT Kosten Reduktion Was wir von der guten Fee gelernt haben Sommer, 2009 Das Märchen von der Fee und dem CIO Es war einmal ein CIO. Er hiess Carlo Lever, war ein zuverlässiger und guter Mann. Er liebte die IT. Eines Nachts erschien ihm eine Fee und sagte zu ihm:“ Lieber Carlo, ich habe Dich als guten Menschen und fähigen CIO gesehen, deshalb möchte ich Dich belohnen. Ich vertraue Dir eine komplette gut organisierte IT an; sie wird dem Geschäft nutzen und alle werden Freude haben. Du kannst sie wachsen lassen, aber lass sie nicht zu gross werden. Wenn Du Teile davon abschneidest, wird sie wieder wachsen. Aber gib acht, schneide nicht zu viel aufs Mal ab. Wenn Du gut zu ihr schaust, wirst Du fürstlich belohnt werden“ … Die Zeit verging, das Umfeld wurde schwieriger, ein neuer CEO, K. Rise kam an Bord und C. Lever musste wie alle anderen Kosten senken. Obwohl er Projekte und Aufträge stoppte und Personal entliess war der CEO noch nicht zufrieden. Die Fee erschien an einem grauen und kalten november Abend wieder. „Wie geht es mit deiner IT?“, fragte sie. „Ich spare und schneide ab“ antwortete der CIO „aber ich weiss nicht, wie weit ich gehen kann und das macht mir Sorgen“. „Und was, wenn ich bei einem Aufschwung wieder schnell bereit sein muss“? „Es freut mich, dass Du Dir solche Gedanken machst“, antwortete die Fee. „Wachsen hängt nicht nur vom Samen ab, sondern ebenfalls von den Umgebungsbedingungen, wie ein projektfreundliches Umfeld, Leute am richtigen Platz sowie eine angemessene langfristige Ausrichtung. Setzt Du Dich genügend dafür ein?“ Sie gab Ihm ein Paket Folien, die der CIO am nächsten Tag der Geschäftsleitung präsentierte… Seite 2 - 23.07.2009 - IT Kosten Reduktion november ag Erhöhter Druck Kosten zu senken Interne und Externe Faktoren verlangen ein schnelles Handeln der Informatik Das heutige wirtschaftliche Umfeld zwingt viele Unternehmen zur Kostenreduktion. Die Informatik steht dabei sehr häufig im Fokus. Informatik Organisationen müssen sich dabei einem Momentum stellen, das sowohl von intern wie von extern auf sie einwirkt. EXTERN • Rezession • Kreditlücke • Kursrückgang an der Börse • Alle Sparen • Entlassungen in anderen Firmen INTERN • Erhöhtes Kostenbewusstsein • Liquiditätsengpass • Budgetkürzungen • Auftragseinbruch • Reduzierte Einnahmen • Geänderte Prioritäten (z.B. IT ist nicht mehr so wichtig) Anforderung IT Kosten zu senken november ag nutzt einen umfassenden Ansatz, der unerwünschte Nebenwirkungen minimiert Seite 3 - 23.07.2009 - IT Kosten Reduktion november ag Situationsanalyse Welcher Schlüsseltrieber zwingt uns IT Kosten zu senken? Kosten sind zwar fair aber das ganze Unternehmen hat ein Kostenproblem Kosten sind zu hoch und entsprechen nicht den geleisteten Diensten Kosten sind zu hoch Auftragseinbruch Geänderte Prioritäten Benchmarking zeigt Sparpotentiale Kostenentwicklung korreliert nicht mit der Serviceentwicklung UnternehmensAnforderungen und IT Dienstleistungen sind nicht abgeglichen Strategische Neuausrichtung des Unternehmens Kostenproblematik ist temporär Systematisches Kostenproblem Effizienz IT besitzt einen reduzierten Wert Effektivität Seite 4 - 23.07.2009 - IT Kosten Reduktion november ag Wege um Kosten zu reduzieren Ein Überblick bezüglich Zeithorizont, Risiken und Wirkung Weg Kosten schneiden Treiber Charakteristika 2 – 3 Monate Signifikant Keine Kurzfristig, nicht anhaltend 2 – 3 Monate Mittel Keine Kurzfristig, nicht anhaltend 6 – 24 Monate Tief Notwendig Fokussiert und nachhaltig 9 – 30 Monate Tief Signifikant Unsicher Zeithorizont IT Kosten müssen sehr schnell gesenkt Risiko werden. Service Reduktion wird in Kauf Investment genommen. Wirkung Zeithorizont Risiko Investment Wirkung Zeithorizont Risiko Investment Wirkung Kosten einfrieren IT Kosten dürfen nicht mehr ansteigen Kosten optimieren Strategisches IT Kosten Management Seite 5 IT Kosten werden durch Anpassungen des Umfeldes, der Prozesse und der Architektur gesenkt Signifikante Investitionen Eine grundlegende Neuausrichtung der Zeithorizont Informatik via Governance, Risiko Kostenstruktur, Sourcing, Applikationsportfolio führt zu einer neuen Investment Wirkung angepassten Kosten/Nutzenstruktur - 23.07.2009 - IT Kosten Reduktion november ag Kosten Reduktion Kurz-, Mittel-, Langfristig Kosten schneiden ist schnell aber riskant, optimieren ist eine Investition Kosten Trend der IT Kosten Angepasste IT Kosten Entwicklung Minimale Kosten eines verlässlichen IT Umfelds Zeit Kurzfristig Klare Botschaft ...Ausgabenbremse Mittelfristig Ressourcenoptimierung ...Überwachung und Steuerung von Projekten, Mitarbeitern, Lieferanten, etc. Nachhaltiges IT Kosten ReduktionsPotential Langfristig Strategische Ausrichtung ... Durch Governance, Portfolio und Stakeholder Management sofort wirksam, nicht nachhaltig Akzeptiertes IT-Kostenniveau Seite 6 - 23.07.2009 - IT Kosten Reduktion november ag Einige Hauptkostentreiber Einflusspotentiale durchkämmen Kurzfristig vs. Langfristig • Prioritäten (inkl. Projektportfolio) • Transparenz der Kosten • Level of control • Bewusstsein des Business • Governance/ Verantwortlichkeiten • Lifecycle Management • Technische vs. funktioneller Qualität • Modularität • Zentralisation Systeme Strategie Leistungen Personen Technologie • Training (Benutzer) • Fluktuation • VIP • Sabbaticals • Temporäre Saläranpassungen • Wissen und Können (der IT) Seite 7 - 23.07.2009 - IT Kosten Reduktion • Service Levels • Projekt Management • Anforderungen an Qualität, Sicherheit und Compliance • Disaster Recovery • Netzwerk • Standards (HW, SW, OS, Apps) • Lizenzen • Altsysteme • Proprietary vs. Open november ag Fokusbereiche Müssen im Zusammenhang von Zeithorizonten und Risiken gewählt werden Kurz- bis Mittelfristig Dezentralisierte Systeme - Langfristig Systeme & Architektur - Multiplikatoreffekt Divergenz Netzwerk Berichterstattung (Arbeit geleistet, Status, Beschwerden, etc.) Verlässlichkeit (Termine, Verpflichtung) Koordination, Kommunikation 80/20 Regel Anzahl externer Mitarbeiter Eingekaufte Dienstleistungen Zufriedenheit - 23.07.2009 - IT Kosten Reduktion Verhaltensweisen Altsysteme Modularität Thin client Architektur Standard Software Governance, Verantwortlichkeiten (Personen vs. Ausschüsse) Projekt Management Kultur Intern / extern Outsourcing / Insourcing Schlüsselkompetenzen und Fähigkeiten Kultur Sourcing Externe Lieferanten Seite 8 november ag Kurz- bis mittelfristige Aktivitäten Strategie Erarbeiten der Kostentransparenz (laufende & geplante) Erhöhen der allgemeinen Kontrolle (intern & extern) Service Levels überprüfen (braucht es ‘Gold’?) Priorisieren von Projekten, die einen schnellen ROI liefern, stoppen/verschieben der anderen Analysieren/anpassen der erforderlichen Bandbreite Abschaffen des ‘roaming’, Notebook verbreitet einsetzen Lizenzen optimieren Reduktion der BlackBerries und sonstiger ‘Gadgets’ Reduktion der externen Mitarbeiter Analyse der Helpdesk Reports, Benutzertraining Klärung und Kommunikation des ‘VIP’ Status Auslassen eines Migrationsschrittes Kontrollierter Shutdown selten benutzter Systeme - 23.07.2009 - IT Kosten Reduktion Klare Botschaft Schnelle Handlung Sicherung des Basisbetriebes Aufsetzen und Budgetbeschaffung für mittel- bis langfristige Massnahmen Systeme Personen Technol. Leistng. Seite 9 november ag Erfolgsfaktoren Auftrag und Unterstützung durch das obere Management Regelmässiger Einbezug des Sponsors Schnelles und schlankes Vorgehen mit definierten Meilensteinen Definition der Akzeptanzkriterien Frühzeitige Abstimmung von ... Erwartungen und Zielen - Schneiden, Einfrieren, Optimieren? Wie viel muss reduziert werden? Zeithorizonten? ... Bereiche - Welche Bereiche der IT Organisation sind im Fokus, welche ausgeschlossen? ... Kommunikation - Offene Diskussion (intern und extern) oder nicht? Wer ist mit einzubeziehen? Anspruchsgruppen (Unterstützung und Widerstand)? ... Freiheitsgrade - Ist Personalreduktion eine Option? Welche langfristigen Verpflichtungen bestehen? Tabus? november ag besitzt langjährige Erfahrung im IT Kostenmanagement und bietet erfolgsabhängige Dienstleistungen im Bereich IT Kosten Reduktion an. Wir freuen uns Ihnen unseren Ansatz detaillierter zu erläutern. Seite 10 - 23.07.2009 - IT Kosten Reduktion november ag november ag We support you in the essential things. november ag Garnmarkt 1 P.O. Box 2160 8401 Winterthur Switzerland november ag St. Alban-Vorstadt 108 4052 Basel Switzerland www.november-ag.ch Your contact: info@november-ag.ch Christoph Emmenegger +41 79 251 95 93